Définir chaque statut
Distinguez brouillon, envoyé, question client ouverte, accepté, refusé et expiré. Conservez la version envoyée indépendamment des modifications ultérieures. Notez la personne responsable, l’action suivante et sa date prévue.
Prévoir des relances utiles
Tenez compte du délai de décision convenu et de la validité du devis. Avant une relance, vérifiez si une réponse est arrivée par un autre canal. Décidez qui valide les messages préparés et quand les relances doivent s’arrêter.
Transmettre l’accord au projet
Reliez l’acceptation au bon document et consignez les compléments convenus. Vérifiez prestations, prix et modalités de paiement avant de planifier l’exécution. Une modification ne doit pas remplacer silencieusement ce que le client a accepté.
Préparer un exemple concret
Décrivez la création des devis et les canaux de réponse. Un exemple anonymisé difficile à suivre permet d’identifier les besoins : statuts plus explicites, responsabilités mieux définies ou connexions entre logiciels existants.