Definire ogni stato
Distingui bozza, inviato, domanda del cliente aperta, accettato, rifiutato e scaduto. Conserva la versione inviata separatamente dalle modifiche successive. Registra responsabile, prossima azione e data prevista per eseguirla.
Preparare promemoria utili
Considera il termine decisionale concordato e la validità del preventivo. Prima di ricontattare il cliente, verifica se è arrivata una risposta su un altro canale. Stabilisci chi approva i messaggi preparati e quando interrompere i promemoria.
Trasferire l’accordo nel progetto
Associa l’accettazione al documento giusto e registra le integrazioni concordate. Controlla lavori, prezzo e modalità di pagamento prima della pianificazione. Una variazione dell’ambito non deve sostituire senza traccia quanto accettato dal cliente.
Preparare un esempio concreto
Descrivi come vengono creati i preventivi e dove arrivano le risposte. Un caso anonimizzato difficile da seguire aiuta a capire se servono stati più chiari, responsabilità definite o collegamenti tra gli strumenti esistenti.