Onderscheid voorbereiding en verzending
Een gemaakte offerte is nog geen verstuurde offerte. Leg vast welke versie is verzonden en wanneer dat gebeurde. Bewaar het voorstel en de bijbehorende afspraken zodat een medewerker dezelfde informatie gebruikt.
Vragen en herinneringen
Bepaal wie verantwoordelijk is voor opvolging en wanneer contact nodig is. Nieuwe klantvragen moeten bij het dossier blijven. Voor automatische herinneringen zijn juiste ontvangers, afgesproken termijnen en een werkende communicatiekoppeling nodig.
Van akkoord naar opdracht
Een akkoord moet bij de juiste offerte en scope horen. Daarna kunnen planning en werkvoorbereiding volgen. Een concept, wens of uitblijvende reactie is geen akkoord. Bewaar wijzigingen en bevestigingen bij hetzelfde dossier.
Bespreek jouw huidige werkwijze
Vertel hoe offertes nu worden gemaakt, verzonden en opgevolgd. Noem waar statussen onduidelijk worden of werk dubbel wordt gedaan. We onderzoeken de passende inrichting en benodigde koppelingen.
Welke statussen maken offerteopvolging duidelijk?
Gebruik statussen met een herkenbare betekenis. Een praktische indeling is: concept, verzonden, klantvraag open, akkoord ontvangen, afgewezen en verlopen. Voeg aan een open offerte steeds een verantwoordelijke persoon en volgende actie toe. Bewaar de verzonden versie, zodat een later aangepaste offerte niet wordt verward met het voorstel waarop de klant reageerde.
Wanneer stuur je een herinnering?
Dat hangt af van de geldigheid van het voorstel, de besproken beslistermijn en eventuele klantvragen. Leg de opvolgdatum vast bij het dossier. Controleer voor contact of er inmiddels een reactie of akkoord is ontvangen. Spreek af wanneer een herinnering wordt klaargezet, wie die beoordeelt en wanneer de reeks stopt. Zo sluit opvolging aan op de werkelijke stand van de aanvraag.
Wat gebeurt er nadat de klant akkoord geeft?
Koppel het akkoord aan de juiste offerteversie en controleer scope, prijs en eventuele aanvullingen. Daarna kunnen werkvoorbereiding en een planningsvoorstel volgen. Voor facturatie moet duidelijk zijn welke bedragen en betaalmomenten zijn afgesproken. Lees hoe deze stappen samenkomen in een digitaal kantoor voor aanvragen en planning.
Welke gegevens zijn nodig voor een voorstel?
Beschrijf hoe je offertes maakt en verstuurt, hoeveel mensen ermee werken en waar reacties binnenkomen. Neem een geanonimiseerd voorbeeld mee van een offerte die bleef liggen. Daarmee kunnen we beoordelen of je vooral een duidelijke statusindeling nodig hebt, of ook koppelingen tussen je bestaande systemen. De werkwijze van SmartAssistance begint met die afbakening.