Breng handmatige stappen in kaart
Beschrijf waar informatie binnenkomt, welke systemen je gebruikt en wie ermee werkt. Noteer welke gegevens worden overgenomen en welke handeling daarna volgt. Daarmee wordt zichtbaar waar automatisering tijd kan besparen en waar onduidelijkheid eerst moet worden opgelost.
Van trigger naar gecontroleerde actie
Een ontvangen aanvraag kan het begin zijn van dossieropbouw. Een bevestigd akkoord kan het startpunt zijn voor werkvoorbereiding. Iedere actie heeft voorwaarden nodig, zodat een concept of een onbevestigde wens geen definitieve opdracht wordt.
Voorkom dubbele en verkeerde gegevens
Bij een koppeling moeten referenties behouden blijven en herhaalde verwerking geen dubbel dossier maken. Spreek af welk systeem de bron is voor klantgegevens, statussen en documenten. Fouten moeten zichtbaar worden voor de verantwoordelijke medewerker.
Welke koppelingen zijn mogelijk?
Dat hangt af van de beschikbare API’s, toegang en voorwaarden van jouw systemen. Noem de pakketten die je gebruikt en het proces dat je wilt verbeteren. Het voorstel beschrijft de uitvoerbare verbindingen, controles en eventuele kosten.
Lees ook
Automatisering voor teams en klanten in Europa
Bij een internationaal proces spelen ook taal, tijdzones, datumformaten, valuta en bereikbaarheid een rol. Leg vast wie opvolgt en welk systeem de juiste status bewaart. Test naast het normale proces ook ontbrekende gegevens, dubbele verwerking en verbroken verbindingen. Breid pas uit wanneer de eerste inrichting aantoonbaar werkt.
- Eén afgebakend proces en de huidige verantwoordelijke
- Gebruikte systemen en beschikbare aansluitmogelijkheden
- Benodigde gegevens, bevoegdheden en bevestigingen
- Meetbare behandeltijd en bekende uitzonderingen
Van wens naar een controleerbaar resultaat
Voorbeeld om te bespreken
Een nieuwe aanvraag komt binnen en moet naar de juiste medewerker. Bespreek welke gegevens nodig zijn, wie eigenaar van het dossier wordt en wanneer opvolging nodig is. Begin met één afgebakend proces voordat meer systemen worden betrokken.
Wat controleren we vóór oplevering?
Leg invoer, gewenste uitvoer en verantwoordelijke vast. Test ook een dubbele aanvraag, ontbrekende informatie en een onbereikbare koppeling. Spreek af wanneer een medewerker moet ingrijpen en welke externe handelingen vooraf akkoord vereisen.